Wenn der Kunde plötzlich nach KI fragt – und warum das wichtig ist

Humorvoller Einstieg:
Ralf war begeistert – ein großer Auftrag, Empfangsbereich für eine Anwaltskanzlei. Gute Materialien, saubere Arbeit – das würde sich rumsprechen!
Doch beim ersten Treffen fragte der Kunde: „Wie sichern Sie eigentlich meine Daten, wenn Ihre Mitarbeitenden KI verwenden?“
Ralf blinzelte, so als hätte der Kunde gerade gefragt, ob er auch mit Einhörnern arbeite.
„KI? Ähm... Wir haben ’ne Excel-Tabelle und Fritz hat neulich ChatGPT getestet, glaub ich.“
Der Kunde nickte freundlich. Eine Woche später: Absage.
„Wir suchen Partner, die digitale Verantwortung ernst nehmen.“
Ralf ärgerte sich. Nicht weil er verloren hatte – sondern weil er nicht mal wusste, dass das heute ein Kriterium ist.

Doch genau darin liegt das Problem: Digitale Sorgfalt ist nicht mehr nur was für Konzerne. Auch Handwerksbetriebe müssen verstehen, wie künstliche Intelligenz (KI) in ihren Alltag schleicht – und was das für ihre Kunden bedeutet. Besonders im Hinblick auf den Artikel 4 des EU-AI-Acts.

1. Kunden sehen mehr, als man denkt

Im Handwerk zählt traditionell vor allem eines: gute Arbeit. Doch diese Zeiten wandeln sich – und mit ihnen die Erwartungen der Kunden. Immer mehr Auftraggeber informieren sich im Vorfeld über die Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten. Dabei reicht es längst nicht mehr aus, nur mit sauberer Verarbeitung und fairen Preisen zu überzeugen. Auch Themen wie Datenschutz, digitale Prozesse und verantwortungsvoller Umgang mit Technologie werden relevant.

Ein KI-Chatbot auf der Webseite, automatisierte Angebotserstellung oder Software zur Kundendatenverwaltung – was intern vielleicht als praktische Hilfe gedacht war, kann bei Kunden Fragen aufwerfen. Wer dann nicht vorbereitet ist, wirkt schnell unsicher. Und Unsicherheit ist im Geschäftsleben selten ein guter Berater.

Wer heute mit offenen Augen durch die digitale Welt geht, erkennt schnell: Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und ein grundlegendes Verständnis für moderne Tools werden zu neuen Qualitätsmerkmalen. Und das gilt auch im Holzhandwerk.

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Wenn dein Kunde merkt, dass du digital arbeitest, will er wissen, wie sicher das ist. Sei vorbereitet – dann wirkst du professionell.

2. Verantwortung liegt beim Betrieb

Viele Betriebe unterschätzen, welche Verantwortung sie übernehmen, sobald KI-gestützte Tools genutzt werden. Auch wenn es „nur“ die Azubine ist, die ChatGPT verwendet, oder ein Mitarbeiter eine KI-App zur Angebotsformulierung testet – rechtlich trägt die Unternehmensleitung die Verantwortung.

Datenschutzrechtlich gilt: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sicherstellen, dass dies rechtssicher geschieht. Wenn KI-Systeme mit Informationen zu Kunden, Preisen, Aufträgen oder Materialien „gefüttert“ werden, ist das rechtlich relevant – und es gelten dieselben Maßstäbe wie bei sensiblen personenbezogenen Daten.

Als Inhaber einer Tischlerei muss man also wissen, wer was wann wie nutzt – und ob Mitarbeitende ausreichend informiert sind, um Fehler zu vermeiden. Das ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern aktueller Standard, der auch in kleinen Betrieben relevant ist.

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Wenn deine Leute KI-Tools benutzen, bist du dafür verantwortlich – egal, ob du’s wusstest oder nicht.

3. Was der KI-Act konkret fordert

Der Artikel 4 des EU-AI-Acts (KI-Gesetz der Europäischen Union) definiert klare Anforderungen an Unternehmen, die künstliche Intelligenz (KI) einsetzen. Auch für kleine Betriebe wie Tischlereien ist diese Regulierung relevant, sobald intelligente Systeme genutzt werden – beispielsweise zur automatisierten Angebotserstellung, Texterkennung, Terminplanung oder Datenanalyse. Die Anforderungen umfassen unter anderem:

Risikobewertung: Jeder Betrieb, der KI einsetzt, muss einschätzen können, welche Risiken durch deren Einsatz entstehen. Das betrifft nicht nur Sicherheitsaspekte, sondern auch die Gefahr von Fehlentscheidungen, falschen Vorschlägen oder ungewolltem Datenabfluss.

Dokumentationspflicht: Der Betrieb muss nachvollziehbar aufzeichnen, welche KI-Systeme verwendet werden, wie sie funktionieren, wer sie bedienen darf und mit welchen Daten sie gefüttert werden. Diese Aufzeichnungen müssen jederzeit prüfbar sein – etwa durch Datenschutzbehörden oder Auftraggeber.

Informationspflicht: Wenn KI zum Einsatz kommt, muss gegenüber Kunden oder Partnern deutlich gemacht werden, dass ein KI-System beteiligt ist. Das gilt insbesondere bei Webseiten, Chatbots oder interaktiven Angeboten.

Schulungspflicht: Mitarbeitende, die mit KI-Systemen arbeiten, müssen geschult sein. Sie sollen verstehen, wie das System funktioniert, wo seine Grenzen liegen und wie sie im Zweifel manuell eingreifen können. Das schützt vor falscher Nutzung – und vor Haftungsrisiken.

Für Tischlereien heißt das: Selbst wenn der Einsatz von KI punktuell und unterstützend erfolgt – zum Beispiel in Angebotssoftware, bei Planungstools oder Textsystemen – gelten die Anforderungen des KI-Gesetzes. Ein Ignorieren dieser Pflichten kann zu Problemen führen – von Kundenverlust über Bußgelder bis hin zu Reputationsschäden.

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Wenn du KI nutzt – selbst nur in der Bürosoftware – musst du aufschreiben, wie, wofür und durch wen. Und deine Leute müssen wissen, was sie tun.

4. Dokumentation und Schulung

Dokumentation und Schulung sind zwei der wichtigsten Säulen für den gesetzeskonformen Einsatz von KI im Handwerksbetrieb. Dabei geht es nicht um bürokratische Monsterprojekte, sondern um einfache, gut nachvollziehbare Maßnahmen, die in jedem Unternehmen umsetzbar sind – auch in kleinen und mittleren Tischlereien.

Warum dokumentieren? Die Dokumentation erfüllt zwei Aufgaben: Erstens hilft sie intern, den Überblick über eingesetzte Systeme, Tools und Datenquellen zu behalten. Zweitens dient sie als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden oder Auftraggebern. Wer schriftlich festhält, wann welche KI eingesetzt wurde, mit welchen Daten und durch wen, zeigt Verantwortungsbewusstsein und Professionalität.

Was gehört in die Dokumentation? Mindestens folgende Punkte sollten festgehalten werden: Welches KI-Tool wird genutzt? Wofür genau? Welche Daten werden verwendet? Wer ist verantwortlich? Gab es Auffälligkeiten, Fehler oder Feedback? Diese Informationen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Eine einfache Excel-Liste reicht meist aus – wichtig ist nur, dass es sie gibt.

Warum schulen? Viele Risiken beim Einsatz von KI entstehen durch Unwissen. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, was mit eingegebenen Daten passiert oder was ein Tool im Hintergrund speichert, entsteht Unsicherheit – und damit potenziell ein Verstoß gegen den Datenschutz. Eine gezielte Schulung klärt auf, sensibilisiert und stärkt das Verantwortungsgefühl.

Was bringt eine Schulung? Neben dem rechtlichen Schutz ergibt sich ein ganz praktischer Nutzen: Mitarbeitende lernen, Tools effektiver zu nutzen, Fehler zu vermeiden und souverän auf Kundenfragen zu antworten. Ein Schulungszertifikat ist zudem ein starkes Signal – intern wie extern – dass der Betrieb vorbereitet ist.

Ein professioneller Umgang mit KI durch Schulung und Dokumentation ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Und er schafft die Grundlage für sicheres, modernes und kundenfreundliches Arbeiten – genau das, was Handwerksbetriebe heute brauchen, um konkurrenzfähig zu bleiben.

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Schreib auf, was ihr nutzt, und sorg dafür, dass alle wissen, was sie tun. Das schützt euch – und wirkt professionell.

5. Wettbewerbsvorteil durch Transparenz

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist Vertrauen eine Währung. Gerade im Handwerk, wo Angebote oft persönlich sind und über Empfehlungen laufen, zählt nicht nur, was man liefert – sondern auch, wie man arbeitet. Wer offen mit dem Thema KI umgeht, hat deshalb einen entscheidenden Vorteil gegenüber Mitbewerbern, die das Thema noch ignorieren.

Stellen Sie sich vor: Zwei Tischlereien bewerben sich um denselben Auftrag bei einem öffentlichen Träger. Beide bieten vergleichbare Qualität – aber nur einer der Betriebe legt einen Nachweis über eine interne KI-Schulung und eine einfache Risikoanalyse vor. Der Auftraggeber weiß: „Dieser Betrieb hat verstanden, wie moderne Tools funktionieren – und geht damit verantwortungsvoll um.“ Das kann den Ausschlag geben.

Auch Kunden aus der Wirtschaft legen zunehmend Wert auf Datenschutz, IT-Sicherheit und verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten. Wer hier vorbereitet ist, kann nicht nur mit handwerklicher Kompetenz überzeugen, sondern auch digital punkten – ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor in Ausschreibungen und Projektverhandlungen.

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Wenn du zeigen kannst, dass du mitdenkst und mitziehst, bist du deinem Wettbewerb einen Schritt voraus.

6. Praktische Tipps für Tischlereien

Damit aus Theorie und Gesetzestext Praxis wird, braucht es einfache und umsetzbare Maßnahmen. Hier einige praktische Empfehlungen für Tischlereien, die sich auf den sicheren Umgang mit KI vorbereiten wollen:

• KI-Inventarliste anlegen: Listen Sie alle digitalen Tools auf, die Sie nutzen – von der Bürosoftware bis zur CNC-Steuerung. Vermerken Sie, welche davon KI-Elemente beinhalten.
• Mitarbeiter sensibilisieren: Sprechen Sie offen über das Thema. Erklären Sie, was unter KI fällt – und wo Risiken liegen. Viele Mitarbeitende wissen nicht, dass schon die automatische Texterkennung im Angebotstool rechtlich relevant sein kann.
• Schulungen organisieren: Nutzen Sie praxisnahe Schulungen, die auf Handwerksbetriebe zugeschnitten sind. Wichtig ist, dass alle verstehen, worum es geht – nicht, dass man einen Doktortitel braucht.
• Datenschutzbeauftragten einbinden: Falls vorhanden, sollte dieser frühzeitig mit ins Boot. Er kann helfen, Risiken zu bewerten und Dokumente rechtssicher aufzusetzen.
• Kundenkommunikation anpassen: Machen Sie in Gesprächen und Angeboten deutlich, dass Sie verantwortungsvoll mit digitalen Tools umgehen. Das schafft Vertrauen – und zeigt, dass Sie auf Höhe der Zeit arbeiten.

Am Ende geht es nicht darum, die neuesten Hightech-Trends blind zu übernehmen – sondern darum, sich klug und sicher aufzustellen. Wer KI verantwortungsvoll einsetzt, zeigt Professionalität, schützt sich selbst – und überzeugt moderne Kunden mit Weitblick.

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Mach eine Liste, red mit deinem Team, hol dir Hilfe – und bleib auf dem Laufenden. So bist du vorbereitet, wenn jemand nachfragt.